A maioria das mensagens de agendamento é escrita na correria, entre um cliente e outro. É assim que sai um lembrete sem o horário, ou uma mensagem depois da falta que parece bronca.
Aqui vão seis mensagens para os seis momentos que importam, prontas para copiar. Troque o que está entre colchetes, salve como respostas rápidas no WhatsApp Business e você nunca mais vai escrever do zero. Por que os lembretes funcionam, e a regra do WhatsApp para os automáticos, está em Lembretes pelo WhatsApp: como diminuir as faltas.
Antes de copiar: 4 regras
- Uma ação por mensagem. "Responda aqui para remarcar" funciona melhor que três opções.
- As mesmas palavras de resposta em todas. Se a confirmação diz "responda SIM", o lembrete também diz "responda SIM". Trocar confunde o cliente.
- Escreva no idioma do seu cliente. Quem agendou em inglês deve receber o lembrete em inglês (veja a última seção).
- Mande durante o dia. Um lembrete às 11 da noite para amanhã cedo incomoda mais do que ajuda; fique em algo como das 8h às 21h, no horário do cliente.
1. Confirmação — logo depois do agendamento
Quando: assim que o horário for marcado. É a hora de pegar um dia ou horário errado, enquanto o cliente ainda está olhando a conversa.
Oi [Nome], seu horário de [serviço] com [profissional] ficou marcado para [dia] às [hora]. Te esperamos no [Negócio]! Se precisar mudar alguma coisa, é só responder aqui.
2. Lembrete — na véspera
Quando: cerca de 24 horas antes. Dá tempo de remarcar, e dá tempo de você oferecer o horário para outra pessoa.
Oi [Nome], passando pra lembrar: seu [serviço] no [Negócio] é amanhã, [dia], às [hora]. Se precisar remarcar ou cancelar, é só responder aqui.
3. Lembrete — pouco antes
Quando: cerca de 1 hora antes. Curto, porque o cliente já sabe os detalhes.
Oi [Nome], te esperamos hoje às [hora] no [Negócio]. Vai atrasar ou não vai conseguir vir? É só responder aqui.
4. Quando o cliente avisa que não vai poder ir
Quando: na hora. Quanto mais rápido você oferecer outro horário, maior a chance de manter o cliente — e você libera o horário antigo para outra pessoa.
Sem problema, [Nome], obrigado por avisar! Tenho [opção 1] ou [opção 2]. Qual fica melhor para você?
5. Depois de uma falta
Quando: dentro da primeira hora depois do horário perdido, enquanto o cliente ainda lembra. Parta do princípio de que houve um bom motivo: o objetivo é remarcar, não culpar.
Oi [Nome], sentimos sua falta hoje às [hora]. Espero que esteja tudo bem! Quer marcar outro horário? Responda aqui que eu mando as opções.
Sem resposta? Um lembrete mais curto no dia seguinte — e pare por aí. Uma terceira mensagem já soa como pressão.
Oi [Nome], ainda quer marcar seu [serviço]? Responda SIM que eu mando os horários.
6. Abriu um horário (para a lista de espera)
Quando: assim que alguém cancelar. Mande primeiro para quem estava esperando aquele dia.
Oi [Nome], boa notícia: abriu um horário no dia [dia] às [hora] para [serviço]. Quer? Responda SIM que é seu.
Se você cobra sinal
Diga a regra antes do horário, uma vez só, na confirmação — nunca pela primeira vez depois de uma falta. Por exemplo, acrescente à mensagem 1:
Para reservar seu horário pedimos um sinal de [valor], devolvido se você cancelar até [horas] horas antes.
As mesmas mensagens em inglês e espanhol
Se parte dos seus clientes escreve em inglês ou em espanhol, aqui vão as mensagens 1 e 2 em cada idioma.
Inglês:
Hi [Name], you're booked for [service] with [professional] on [day] at [time]. See you at [Business]! Reply here if you need to change anything.
Hi [Name], a reminder from [Business]: your [service] is tomorrow, [day], at [time]. Reply here if you need to reschedule or cancel.
Espanhol:
Hola [Nombre], tu cita de [servicio] con [profesional] quedó agendada para el [día] a las [hora]. ¡Te esperamos en [Negocio]! Si necesitas cambiar algo, responde aquí.
Hola [Nombre], te recordamos de [Negocio]: tu [servicio] es mañana, [día], a las [hora]. Si necesitas cambiarla o cancelarla, responde aquí.
O que o rmAgentBooking manda por você — e o que fica com você
No rmAgentBooking, a recepcionista com IA confirma o agendamento na própria conversa, e os lembretes (cerca de 24 horas e 1 hora antes) saem sozinhos, no idioma do cliente. Quando o cliente responde que não vai poder ir, ela remarca ou cancela ali mesmo, e o horário cancelado é oferecido para a primeira pessoa da lista de espera.
O que fica com você: a mensagem depois da falta. No aplicativo você marca quem não veio, e o acompanhamento — a mensagem 5 acima — é você quem manda, com as suas palavras. Quer ver funcionando? Mande uma mensagem para a Ava, a recepcionista do Demo Studio, um negócio de exemplo.